| I Forskrift om offentlege arkiv § 1-1 heiter det m.a.: Den einskilde kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her. På bakgrunn av ovannemnde, har Rådmannen i Gol kommune bestemt: Gol kommune er definert som eitt offentleg organ, som inkluderer alle dei ytre verksemdene. Arkivtenesta i Gol kommune har eit sentralarkiv med felles post- og arkivteneste og er plassert i sekretariatet på kommunehuset. Arkivtenesta opnar posten for dei fleste avdelingane i kommunen og journalfører all arkivverdig papirpost som skal inn i sak/arkivsystemet. Dersom ei avdeling mottek papirpost som skal journalførast, så skal denne så fort som råd leverast til arkivtenesta. Arkivverdig post som kjem til postmottak, vert journalført av arkivtenesta. Gol kommune har fullelektronisk sak/arkivsystem. Arkivtenesta er ansvarleg for å kvalitetssikre alt som blir produsert i sak/arkivsystemet. Dei avdelingane som nyttar fagsystem som ikkje er godkjent i henhold til Noark 5-standarden, har papirbaserte arkiv og må skrive ut og ta vare på dokumenta på papir. Eit elektronisk arkivsystem er eit system som vert brukt til å registrere, administrere, oppbevare og finne att dokument som inngår i eit arkiv. Det er vanleg å skilje mellom sak-/arkivsystem og fagsystem. Sak-/arkivsystem er generelle arkiv- og saksbehandlingssystem. Fagsystem er støttesystem som er spesialisert for saksbehandlinga i eit organ eller ein fagetat, og som ofte er lagt til rette for handteringa av eit stort antal saker som krev tilnærma lik behandling. EDB Sak og Arkiv (Kontor 2000), ePhorte, Public 360 (Doculive) og WebSak er alle eksempel på sak-/arkivsystem. CosDoc, Familia, FYSAK, Gemini, SATS, Unique, Winmap og Winmed er alle eksempel på ulike fagsystem.
|
